催事というと「デパートの催し物」というイメージを持つ方が多いでしょうか。デパートで開かれる物産展などの他に、会社やグループなどで開催する展示会、内覧会、各種製品発表会など、多くの催事があります。このような催事も、最近は貸会議室が利用されることが多くなっているようです。催事場としての貸会議室には、どのような魅力やメリットがあるのでしょうか？




 

貸会議室が催事に利用されている理由

確かに催事は百貨店やイベントホールなどで行われるイメージがあります。現在でも、これらのスペースではひんぱんに催事が行われていて、インターネット上などでもイベントの告知をよく目にします。ただ、これらのスペースに加え、貸会議室が催事に利用されるようになってきています。貸会議室が人気を集め出したその理由について考えてみましょう。
 

催事のバリエーションが増えた

ひと言で催事と言っても、冒頭にお話ししたように、その内容は多彩です。食品関連や手芸関連、またアパレルや雑貨関係の、販売を主な目的とした催事の場合、最初からものを売るための場所である百貨店での催事が効果的でしょう。

しかし、ほかの催し物、たとえば企業が行う製品発表会、一般向けではなく、既存の取引先のみを対象とした展示会や内覧会などは、ある程度プライベート感が保たれる空間が好まれます。催事が多様化していることが、貸会議室での催事開催につながっていることは間違いないでしょう。
 

リーズナブルに利用できる

ビジネスでもパーソナルな利用でも、「予算」という問題はどうしても考慮しなければならない重要なポイントです。たとえば催事場を借りる場合、多くは1日単位の契約になります。

そんなに長い時間使わないのに…

と言っても、そこは契約上しかたがない。催事場やイベントホールでは、そういうことも考えられます。貸会議室であれば、通常は時間単位でスペースをレンタルしますので、時間を有効活用することができます。
 

場所が分かりやすい

貸会議室は、2010年代に入ってから、その数を伸ばしている成長中のビジネスです。貸会議室は、不況により上昇した、都心部のオフィスビルの遊休スペースを埋める形で成長してきました。そのため、貸会議室の多くは、大都市のターミナル駅から徒歩圏内というすばらしい立地にあります。

わかりやすい場所にあるということは、ビジネスにとって大切なことです。特に「お客様」がいなくてはお話にならないイベントは、その「お客様」をイベントに呼び込まなければ成立しません。たとえば全国に取引先を持つ東京拠点の企業が、取引先のみを対象とした新製品の内覧会を開く場合、以下のような選択肢があるでしょう。
 

東京都心部の主要駅至近の貸会議室

本拠地がある東京の貸会議室を利用して内覧会を開きます。なるべく都心部、たとえば品川や新宿といったエリアで、ターミナル駅から徒歩数分程度の貸会議室を選びたいものです。取引先の担当者が全国から集まるわけですから、たとえ東京都いえども、お客様の利便性を考えると、会場は都心部にあることが理想的でしょう。

全国から集まるお客様は、新幹線のほか、飛行機で東京を訪れることも多いと考えられますので、羽田空港からのアクセスも考慮する必要があります。貸会議室なら、鉄道、空港からのアクセスも抜群です。
 

大阪・名古屋などの主要駅至近の貸会議室

大阪や名古屋など、主要都市で開催する内覧会の場合は、出展者が出張していく形になりますが、その商圏に多くの取引先がある場合は、多くの売上げにつながる可能性があります。貸会議室であれば、出張で内覧会や展示会を開催する場合も、主要駅近くの会場を選べばストレスが少なく、また、多くのお客様の訪問が望めるでしょう。
 

部屋の選択肢が多い

貸会議室は、そもそも会議用に作られたスペースですが、最近ではビジネス用途だけではなく、宴会やパーティー、趣味の集まりなど、その用途は多様化しています。多様化するユーザーのニーズに対応した形で、貸会議室には大小さまざまな大きさ、そしてさまざまな備品を備えるスペースが増えてきました。

催事場として貸会議室を利用する場合は、展示品など、持ち込む物品は多くなると思いますが、インターネット接続（Wi-Fi）や音響機器などは、貸会議室に備え付けのものを使うことが可能です。また、貸会議室であれば、催事場と同じフロアに商談ルームを設けることもできます。部屋のバリエーションが多く、催事の形態に合わせて使いこなすことができる。部屋の選択肢が多いことも、貸会議室が催事で選ばれる理由の一つです。
 

備品の選択肢が多い

部屋の選択肢の項目でも触れましたが、貸会議室では、催事のスタイルに合わせて、数々の設備や備品をレンタルすることができます。通信環境のほか、マイクやCDプレイヤー、スピーカーなどのオーディオ関連設備、プロジェクターとスクリーン、ディスプレイなどの映像関連機器などもレンタルにて使用が可能です。
 

ランチやスナックなどの軽食を用意可能

取引先や特別な顧客を招いての催事は、少しばかりスペシャルなものにしてみるのもアイデアです。たとえば、催事スペースやその近くに、かんたんなフード＆ドリンクスタンドを設置してみても良いでしょう。

ソフトドリンクやワインを用意しておけば、催事会場はちょっとしたパーティースペースに早変わり。特に自社で主催する催事の場合は、スタイルにとらわれることもなく、カジュアルな雰囲気の中でお客様と談笑することもできるでしょう。貸会議室によっては、このようなケータリングサービスを提供してくれるところがありますので、検討に値します。






 

コーディネーター常駐の貸会議室を選ぶ

催事の場合は、会議やシンポジウムのように、イベントの流れをコントロールする必要はそれほどありません。しかし、催事は入念な準備が必要なイベントです。担当者としては、たとえば自社の製品やサービスを紹介するための準備期間とともに、会場そのものの準備も念入りにする必要があります。

貸会議室の中にはコーディネーターが常にスタンバイしているところがあります。コーディネーターは、イベントを成功させるためにさまざまなサポートを提供してくれます。コーディネーターが常駐している貸会議室では、次のようなメリットが期待できます。
 

• 予約から、イベントの形態にあった部屋と座席レイアウトのことまで、さまざまなアドバイスをくれる

 

• 催事に必要な機材や備品についてアドバイスをくれる

 

• 数々のイベントを開催した経験に基づくアドバイス

 

• 催事用資料などの事前預かり

数々の会議やセミナー、催事をサポートした経験豊富なコーディネーターは、スペースの予約時、準備期間、そしてイベントの最中も、ひじょうに頼りになる存在です。イベントの担当者としては、コーディネーターがいるといないとでは、ずいぶん労力が違います。また、コーディネーターと相談しながら準備を進めることで、テーラーメイドの催事にすることも可能です。






 

催事も貸会議室で

これまではデパートやイベントホールなどで行われることの多かった催事ですが、多様化が進んだことや、リーズナブルに使えることから、貸会議室で行われるケースも増えています。貸会議室の多くは大都市中心部に位置し、交通も便利なため、より多くの人に参加してもらいたい催事のようなイベントを開催するのに最適なスペースだと言えます。

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